INFORMACIÓN GENERAL DE ORTHONET – DBC S.A.S.
Razón Social: ORTHONET – DBC S.A.S.
Registro: Cámara de Comercio de Bucaramanga (Santander), Colombia.
Número de Identificación Tributaria: 901.348.397 – 1.
Dirección de Notificación: Cra 19 # 36 – 20 Of. 602 Ed. Cámara de Comercio, Centro, Bucaramanga, Colombia.
Dirección web principal: https://orthonet.com.co
Correo Electrónico: servicioalcliente@orthonet.com.co
ALCANCE
Esta POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES es de obligatorio y estricto cumplimiento para ORTHONET – DBC S.A.S. en calidad de RESPONSABLE del tratamiento de datos personales, y es obligatoria para todos los terceros que obran en nombre del mismo o que, sin actuar en su nombre, tratan datos personales por disposición de la sociedad en calidad de ENCARGADOS, observar y respetar esta POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES en el cumplimiento de sus funciones y actividades, aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.
ORTHONET – DBC S.A.S. está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los datos personales que maneja y se asegura que sus trabajadores, contratistas, proveedores y todas aquellas personas con las cuales se tengan vínculos comerciales y legales, se comprometan a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados, por lo anterior la política de Protección de Datos Personales la podrán encontrar en https://orthonet.com.co
DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
PLATAFORMA WEB ORTHONET: Hace referencia a la plataforma tecnológica que se encuentra alojada y en funcionamiento a través de la página web www.orthonet.com.co, y cualquiera de las versiones que se ofrezca al público de la misma, tales como otras páginas web y aplicaciones móviles, que tengan por funcionalidad la oferta de los servicios de ORTHONET – DBC S.A.S y la prestación de los mismos a los usuarios registrados o no.
PÁGINA WEB: Hace referencia a la página www.orthonet.com.co en la cual se aloja la PLATAFORMA WEB ORTHONET.
TITULAR: Hace referencia a la persona natural que se encuentra registrada en la PLATAFORMA WEB ORTHONET ya sea como ortodoncista o paciente y de quien los datos personales serán objeto del tratamiento.
AUTORIZACIÓN. Consentimiento previo, expreso e informado del TITULAR para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD. Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el RESPONSABLE que se pone a disposición del TITULAR para el tratamiento de los datos personales. En el AVISO DE PRIVACIDAD se comunica al TITULAR la información relativa a la existencia de la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
DATO PERSONAL. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO PÚBLICO. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
DATO PRIVADO. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el TITULAR.
DATOS SENSIBLES. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del RESPONSABLE del tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
TRATAMIENTO. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que se señalan en la presente política de protección de datos personales.
Para llevar a cabo las finalidades descritas en la presente política de protección de datos personales, ORTHONET – DBC S.A.S. recabará ya sea vía telefónica, por correo electrónico o a través de la PLATAFORMA WEB ORTHONET los datos personales de identificación, contacto, ubicación, disponibilidad de horarios y los demás que se encuentran en los formularios de registro.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ORTHONET – DBC S.A.S. es una empresa la cual dispone de la PLATAFORMA WEB ORTHONET y llevará cabo la recolección de los datos personales de los TITULARES para conectar o acercar a las personas registradas en la plataforma.
ORTHONET – DBC S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:
1. Gestionar el acercamiento de los pacientes con los ortodoncistas.
2. Verificar la identidad de los titulares y el perfil del profesional en la PLATAFORMA WEB ORTHONET para realizar la oferta y comercialización de los servicios.
3. Ejecutar las relaciones contractuales, precontractuales y comerciales que surjan entre ORTHONET SAS. y los titulares por el uso de la plataforma.
4. Permitir el acceso a los titulares a la PLATAFORMA WEB ORTHONET, para crear una cuenta o un perfil y realizar el agendamiento de citas.
5. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliados comerciales de ORTHONET – DBC S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas mediante relaciones contractuales o para llevar a cabo cualquiera de las actividades aquí señaladas.
6. Transferir a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio de plataformas basadas en tecnología en la nube, utilizado por ORTHONET – DBC S.A.S. y entregar los datos personales al proveedor del servicio, quién en ese evento actuará como Encargado del Tratamiento.
7. Enviar al correo electrónico, dispositivo móvil por mensajes de texto (SMS y/o MMS), vía whatsapp o a través de cualquier otro medio digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios ofertados por sus aliados o usuarios de la pltaforma web.
8. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por ORTHONET – DBC S.A.S. o empresas vinculadas y los aliados comerciales de ORTHONET – DBC S.A.S.
9. Hacer uso de los servicios de geolocalización para asignar Ortodoncistas en un rango de acción adecuado.
10. Acceder, usar y alojar en el servidor, ya sea nube propia o contratada por OTHONET S.A.S. la información del titular, incluidas las radiografías con el fin de prestar los servicios tales como el cambio de ortodoncista.
11. Comunicarse con los titulares por correo electrónico, envío de mensajes a dispositivos móviles, envío de mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación para programar citas, resolver solicitudes, reprogramar citas, notificar el estado de las solicitudes y para compartirle la información de los pacientes asignados al ortodoncista, para la comprobación y verificación de la calidad de los servicios ofrecidos.
TRANSMISIÓN y TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN
La información proporcionada a ORTHONET – DBC S.A.S. será utilizada sólo con las finalidades señaladas en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, y por tanto la información no será vendida, licenciada, transmitida o divulgada de ninguna forma, salvo que exista autorización expresa del TITULAR para hacerlo, sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer servicios y/o productos; sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de ORTHONET – DBC S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición u otro proceso de restructuración de la sociedad; que sea requerido o permitido por la ley.
SUBCONTRATACIÓN
ORTHONET – DBC S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, ORTHONET – DBC S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, prohíbe el uso de la información para fines propios y solicita que no se divulgue la información personal a otros, protegiendo la misma con mecanismos idóneos tales como políticas y acuerdos de confidencialidad y manejo de la información.
LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ORTHONET – DBC S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de acuerdo a la ley colombiana y durante el tiempo que dure la relación contractual, precontractual y comercial del uso de la PLATAFORMA WEB ORTHONET, hasta cuando sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
DERECHO DE ACCESO: El TITULAR de los datos podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de ORTHONET – DBC S.A.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES que motiven nuevas consultas.
DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN: El TITULAR de los datos podrá en cualquier momento solicitar la actualización y la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento que se encuentren en poder del RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento.
DERECHO DE REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN: El TITULAR de los datos podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el RESPONSABLE o ENCARGADO han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el TITULAR tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
DERECHO A SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: El TITULAR de los datos podrá solicitar prueba de la autorización otorgada al RESPONSABLE del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
DERECHO A SER INFORMADO RESPECTO DEL USO DEL DATO PERSONAL: El TITULAR de los datos tiene derecho a ser informado por el RESPONSABLE del tratamiento o el ENCARGADO del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales
DERECHO A PRESENTAR QUEJAS: El TITULAR de los datos tiene derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
ORTHONET – DBC S.A.S. como RESPONSABLE y las personas que esta compañía designe como ENCARGADOS del tratamiento estarán sometidas a las disposiciones, Manuales Internos y lo establecido en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. ORTHONET – DBC S.A.S. mediante los encargados tiene el deber legal y contractual de obtener de parte del TITULAR autorización previa, expresa e informada, como condición previa para recolectar y tratar sus datos personales, sin excepción alguna.
La obligación establecida en el párrafo anterior, por disposición legal, no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, cuando se trate de una orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El área “Administrativa” de ORTHONET – DBC S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule todo TITULAR de datos personales a la compañía en ejercicio de los derechos contemplados a favor de los titulares de datos personales en la Ley y en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
Para la atención de peticiones, quejas y reclamos que formule todo titular de datos personales en ejercicio de los derechos contemplados en la Ley y en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, ORTHONET – DBC S.A.S. establece el siguiente procedimiento:
PRESENTACIÓN DE CONSULTAS, SOLICITUDES DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN: Los TITULARES o sus causahabientes podrán consultar la información personal del TITULAR que repose en las bases de datos de ORTHONET – DBC S.A.S. Para esto ORTHONET – DBC S.A.S. se compromete a suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del TITULAR.
El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su consulta de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico servicioalcliente@orthonet.com.co o radicar un documento en la Cra 19 # 36 – 20 Of. 602 Ed. Cámara de Comercio, Centro, Bucaramanga, Colombia, dirigida a la “Administración”, establecida en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES como el área encargada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PRESENTACIÓN DE LA PETICIÓN, QUEJA O RECLAMO: El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico servicioalcliente@orthonet.com.co; o radicar un documento en la Cra 19 # 36 – 20 Of. 602 Ed. Cámara de Comercio, Centro, Bucaramanga, Colombia, dirigida a la “Administración”, establecida en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES como el área encargada.
CONTENIDO DE LA PETICIÓN, QUEJA O RECLAMO: La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación plena del TITULAR, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la solicitud que se hace, la dirección en la que desea recibir respuesta, un número telefónico de contacto y debe venir acompañada de los documentos que se quieran hacer valer.
Si la información o los documentos resultan incompletos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La fecha de entrada en vigencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es 01/04/2015
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las Bases de Datos de ORTHONET – DBC S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir las ¬finalidades mencionadas en este documento.
MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES podrá ser modificada en cualquier momento por ORTHONET – DBC S.A.S. La misma estará a disposición de empleados, contratistas, proveedores, clientes y público en general en su versión actualizada en la siguiente URL: www.orthonet.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos-personales/
Si se realizan cambios en la parte formal de los procedimientos, tales como cambios de dirección, teléfono, correo electrónico de contacto, URL, área encargada, los mismos serán reflejados en el documento y dados a conocer mediante la PÁGINA WEB de la compañía o por mecanismos idóneos que permitan la consulta de los documentos.
Por disposiciones legales, si se realizan cambios en las finalidades del tratamiento de los datos personales se dará aviso del cambio a los titulares de los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de la compañía y se pondrá a su disposición la última versión de la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES y el formulario correspondiente para obtener copia de su nueva autorización.